Het CRM inrichten

Iedere klant (opdrachtgever), locatie, contactpersoon en kandidaat heeft een profiel in Flexwell. De inhoud van een profiel bestaat uit o.a. velden en documenten. Met Flexwell heb je als planner de volledige vrijheid om de inhoud van profielen in te stellen. Hierdoor kan je Flexwell ook gebruiken als CRM om alle informatie van jouw relaties in bij te houden. In dit artikel lees je meer over het inrichten van het CRM.

De informatie in een profiel wordt gebruikt om rollen toe te kennen aan kandidaten zodat zij gematched kunnen worden op openstaande diensten. Daarnaast zijn alle velden en documenten in Flexwell te [FILTEREN], dit is met name relevant wanneer de arbeidsrelaties, contracten en plaatsingen worden geconfigureerd.

Wanneer jouw Flexwell omgeving wordt opgeleverd dan worden van kandidaten alleen de basisgegevens geconfigureerd: Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, Geboortedatum, Geslacht en Adres. Deze informatie wordt opgeslagen in het profiel van de kandidaat.

Met behulp van een veld kan je informatie opslaan in een profiel zonder dat hiervoor een bestand of bijlage nodig is.

Let op, het is niet toegestaan om in Flexwell bijzondere persoonsgegevens van kandidaten (zoals een Burgerservicenummer) op te slaan. Lees hier meer over wat bijzondere persoonsgegevens zijn.

Voorbeeld van een veld

Jouw klanten krijgen bedrijfskleding wanneer zij gaan werken voor jouw klant. Hiervoor is het nodig om bijvoorbeeld de schoenmaat van de kandidaat te weten zodat deze de juiste maat schoenen beschikbaar heeft wanneer de kandidaat komt werken. Hiervoor wil je een veld aanmaken in het kandidaat profiel.

Met behulp van een document kan je bestanden of bijlagen opslaan in een kandidaat profiel eventueel met aanvullende informatie die bij het bestand hoort.

Voorbeeld van een document

Voor een van jouw klanten is het nodig dat alle kandidaten beschikken over een BHV certificaat dat minder dan een jaar oud is. Het is nodig dat een kopie van dit certificaat wordt gecontroleerd en wordt opgeslagen in de administratie. Hiervoor wil je een document aanmaken in het kandidaat profiel met als extra informatieveld wanneer het certificaat is afgegeven. Hierdoor kan Flexwell een signaal geven als het document (bijna) verlopen is.

Instellingen -> Velden -> Kandidaat/Klant/Locatie/Contactpersoon

Klik op de knop ‘Veld toevoegen’ om een veld aan te maken. Maak vervolgens een keuze uit de volgende veld instellingen.

• Naam: De naam van het veld wat je wil toevoegen bijvoorbeeld ‘Schoenmaat’.
• Type: Kies hier het soort informatie dat je wil opslaan bijvoorbeeld een tekst, een selectie of een getal zoals in het voorbeeld van schoenmaat.
• Type-instellingen: Afhankelijk van het gekozen type kan je vervolgens nog extra instellingen configureren zoals de maximale lengte van een tekst of getal.
• Rechten:
• Publiek: Iedereen met toegang tot Flexwell kan dit veld zien en de eigenaar kan dit aanpassen.
• Alleen lezen: Alleen planners kunnen de informatie in dit veld aanpassen.
• Geheim: Alleen planners kunnen dit veld zien.
• Dit veld is verplicht: Vink hier aan of het veld verplicht moet worden ingevuld bij het aanmaken of het opslaan van een profiel.

Druk op ‘opslaan’ om de aangemaakte velden op te slaan. Deze zijn vervolgens direct te gebruiken.

Het is ook mogelijk om de volgorde van aangemaakte velden te wijzigen en om ze te groeperen.

Klik op de knop ‘Groep aanmaken’ om een groep aan te maken. Vervolgens kun je de groep een naam geven en bestaande velden in de groep slepen. Het is ook mogelijk om een nieuw veld aan te maken die behoort tot de groep.

Om velden of groepen te slepen selecteer je het bijbehorende icoon.

Je kan velden slepen om de volgorde te veranderen, om ze in of uit een groep te plaatsen. Ook is het mogelijk om de volgorde van groepen te veranderen door ze te slepen.

Druk op ‘opslaan’ om de aangemaakte groepen en/of de aangepaste volgorde van velden op te slaan.

Instellingen -> Document-types

Klik op de knop ‘Document-type aanmaken’

• Titel: De titel van het document dat je wil toevoegen bijvoorbeeld ‘BHV certificaat’
• Relatie: Geef hier aan voor welke profieltype het document gebruikt wordt bijvoorbeeld ‘Kandidaat’, ‘Klant’ of ‘Locatie’.
• Categorie: Bepaal hier de categorie waartoe het document behoort bijvoorbeeld ‘Certificaat / diploma’, ‘Vaardigheid’ of ‘Opleiding’.
• Document-velden: Hier kan je per document aanvullende meta-informatie opgeven op dezelfde manier als dat je velden aanmaakt. Een voorbeeld van informatie die je hier wil opslaan is een ‘Opleidingsinstituut’ of ‘Registratienummer’ bij een certificaat. Als deze informatie in Flexwell apart wordt opgeslagen dan kan hier ook op gezocht en gefilterd worden.
• Instellingen
• Veld gebruiken als titel van document: Alleen te gebruiken als er document-velden zijn aangemaakt.
• Heeft ingangsdatum: Hiermee kunnen gebruikers aangeven per wanneer het document geldig is. Flexwell kan de ingangsdatum van een document gebruiken om te signaleren of het document wel geldig is.
• Heeft verloopdatum: Hiermee kunnen gebruikers aangeven tot wanneer het document geldig is. Flexwell kan de verloopdatum van een document gebruiken om te signaleren of het document wel geldig is.
• Planner moet document verifiëren: Hierdoor is het document pas geldig na bevestiging van iemand van jouw bemiddelingsorganisatie
• Datum die wordt gebruikt voor geldigheid

Bestanden: Hier kan je het aantal bestanden, de maximale bestandsgrootte en het soort bestanden bepalen. Ook kan je aanvinken dat er geen bestandsbijlage bij het document kan worden geüpload. Hierdoor fungeert het ‘document-type’ meer als een ‘veld’ maar komt dit terug op de document pagina van een gebruiker.

Bij het bekijken van de aangemaakt velden en documenten (document-types) heb je ook een knop om deze te verwijderen. Dit doe je door middel van het prullenbak icoontje.

Let op! Wanneer je een veld of document-type verwijdert dan worden ook alle bijbehorende gegevens verwijderd uit Flexwell! Ook alle rollen en filters die zijn ingesteld en misschien afhankelijk zijn van het veld of document kunnen niet meer goed functioneren. Neem contact op met ons als je twijfelt over of het veilig is om een veld of document-type te verwijderen.